für Mandanten
Einführung der E-Rechnung ab 2025
Praktische Umsetzung und wichtige Informationen
Die E–Rechnung wird ab 2025 jeden Selbstständigen und Unternehmer in Deutschland betreffen. Auf dieser Seite haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen zusammengestellt, damit Sie sich optimal auf die E–Rechnung vorbereiten können.
Einstieg
Warum es essenziell für Selbstständige und Unternehmer ist, sich jetzt mit der E-Rechnung zu beschäftigen
Vielen Selbstständigen und Unternehmern stehen die Nackenhaare zu Berge, wenn ein Politiker von “Entbürokratisierung” spricht. Denn tatsächlich resignieren die Meisten über das hohe Maß an Bürokratie in Deutschland und es scheint fast so, als würde jede Bürokratieentlastung weitere Belastungen mit sich bringen.
Und auch wenn dieser Eindruck sicherlich nicht von der Hand zu weisen ist, so ergibt sich seit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 durch die Einführung der E-Rechnung eine Änderung, die für jeden der knapp 3.000.000 Selbstständigen und Unternehmer in Deutschland relevant sein wird: die Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025.
Dabei ist es auch egal, ob Sie Kleinunternehmer oder Konzern, Gründer oder Magnat, Gewerbetreibender oder Vermieter sind: die E–Rechnung wird auch Sie betreffen. Und genau deshalb ist es wichtig, dass Sie sich schon jetzt auf die E-Rechnung vorbereiten.
Um Sie bestmöglich bei der Einführung der E-Rechnung zu unterstützen und Ihnen auch die relevanten Hintergründe zu der Gesetzesänderung zu erläutern, haben wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Informationen zusammengefasst. Sollten Sie Fragen hierzu haben oder einen konkreten Beratungsbedarf sehen, können Sie sich natürlich jederzeit bei Ihrem Ansprechpartner in unserem Haus melden. Denn wir verstehen uns nicht nur als Steuererklärer - sondern als Steuerberater. Und damit auch als Partner für Ihren wirtschaftlichen Erfolg.
Deshalb möchten wir Ihnen nicht nur dabei helfen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen, sondern Sie in die Lage versetzen, vom digitalen Potenzial der E-Rechnung zu profitieren. Denn die E-Rechnung ermöglicht eine Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung, wie sie bislang nicht möglich war. Sie und Ihre Mitarbeiter werden weniger händisch erfassen müssen, sodass Sie ihren Fokus auf das werden legen können, was wirklich zählt: Ihren Kunden zu helfen und die Welt ein Stück besser zu machen.
Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass die E-Rechnung für Sie kein weiterer bürokratischer Aufwand wird - sondern einen echten wirtschaftlichen Nutzen bringt. Wir blicken zuversichtlich in die Zukunft und sind dankbar, Sie auf Ihrem Weg begleiten zu dürfen.
Mit herzlichen Grüßen,
Ihr Team von Schraven & Partner
Detlef Meier – Johannes Breuer – Andreas Heuwing
grundlagen
Was ist eine E-Rechnung?
Keine PDF
Das Wichtigste vorab: eine E-Rechnung im Sinne des neu verabschiedeten § 14 UStG ist keine normale PDF! Das heißt die Pflicht zur Umstellung auf die E-Rechnung wird nicht dadurch erfüllt, dass der analoge Rechnungsversand per Papier auf PDF via E-Mail umgestellt wird. Stattdessen hat der EU-Gesetzgeber die folgenden Formate gesetzlich verankert:
XRechnung
Der EU-Standard der E-Rechnung ist die XRechnung. Bei der XRechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem XML-Dateiformat (Rechnungsname.xml), bei dem alle Rechnungsinformationen digital in einer einheitlichen Kodierung hinterlegt sind. Eine XRechnung lässt sich jedoch nicht mit einem herkömmlichen PDF-Reader öffnen. Bei den standardmäßig installieren Softwareanwendungen auf Computern kommt nur ein Code-Reader (z.B. Windows Editor) in Betracht, um die Rechnungen zu öffnen. Dies führt aber zu einer scheinbar kryptischen Darstellung des Rechnungscodes, durch den sich die Rechnung nicht allzu komfortabel anzeigen lässt.
Damit Sie eine XRechnung sinnvoll verarbeiten können, wird daher besondere Software benötigt. Eine Auswahl von Programmen zur Lesbarmachung der XRechung finden Sie an späterer Stelle.
ZUGFeRD
Aufgrund der Schwierigkeiten im Umgang mit der XRechnung wurde vor rund 10 Jahren in Deutschland das ZUGFeRD-Format entwickelt. Dabei handelt es sich um eine PDF-Datei, die erstmal kaum von einer herkömmlichen PDF unterschieden werden kann. Der große Unterschied zwischen einer ZUGFeRD-PDF und einer herkömmlichen PDF besteht allerdings darin, dass die ZUGFeRD-PDF eine XML-Datei integriert hat (angehängte Anlage zur PDF), die von entsprechender Software eingelesen werden kann. ZUGFeRD bildet damit ein hybrides Format zwischen der XRechnung und PDF.
Aufgrund dessen kann eine ZUGFeRD Rechnung ohne Weiteres von einem PDF-Reader geöffnet werden und ist für Kunden komfortabler als die XRechnung. Dennoch müssen beide Formate beherrscht werden, da in der Praxis auch beide Formate vorkommen werden.
Vorteile gegenüber PDF
Ob XRechnung oder ZUGFeRD - beide Formate haben einen großen Vorteil gegenüber der herkömmlichen PDF: Denn bei der PDF handelt es sich lediglich um die besondere Form einer Bilddatei, aus der keine Daten digital lesbar sind. Erst durch eine OCR-Texterkennung wird versucht, aus der bildhaften Darstellung strukturierte Daten zu extrahieren, was jedoch einen zusätzlichen Aufwand erfordert und auch fehleranfällig ist.
Bei den Formaten zur E-Rechnung ist dies nicht erforderlich. Alle Rechnungsangaben sind digital verfügbar und können durch passende Softwareanwendungen weiterverarbeitet werden. Dies wird den Erfassungsaufwand deutlich verringern. Da diese Formate aber bislang nur selten genutzt werden, ist eine einmalige Umstellung der Prozesse erforderlich.
rechnungseingang
Reform des Rechnungseingangs ab dem 01.01.2025
Zeitliche Fristen
Die Neuregelung von § 14 UStG nach dem Wachstumschancengesetz tritt ab dem 01.01.2025 in Kraft und sieht bei Leistungen im B2B die E-Rechnung grundsätzlich als den neuen Abrechnungsstandard an. Insbesondere müssen es Unternehmer nach den Neuregelungen akzeptieren, wenn sie von anderen Unternehmern ab 2025 eine E-Rechnung erhalten.
Dies führt dazu, dass Sie Ihren Rechnungseingangsprozess bereits zum 01.01.2025 auf die E-Rechnung umgestellt haben sollten, da ab diesem Zeitpunkt mit der Nutzung der E-Rechnung durch Ihre Lieferanten zu rechnen ist. Dies gilt auch für Kleinunternehmer oder umsatzsteuerbefreite Unternehmer (z.B. Vermieter), weil auch diese Personengruppen als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes anzusehen sind.
Für die Verwendung der E-Rechnung in Ihrem eigenen Rechnungsausgang gelten allerdings besondere Regelungen, die an späterer Stelle beschrieben werden.
Empfang von E-Rechnungen
Nach der Neufassung von § 14 UStG sind Sie verpflichtet, Möglichkeiten zu schaffen, um E-Rechnungen ab 2025 empfangen zu können. Hierfür sind aber keine besonderen Anstrengungen nötig. Denn E-Rechnungen können - wie PDFs bisher auch - ganz herkömmlich via E-Mail empfangen werden. Sobald Sie also Ihren Lieferanten die Möglichkeit einräumen, per E-Mail mit Ihnen zu kommunizieren, steht auch eine Empfangsmöglichkeit zur Verfügung.
Alternativ zur E-Mail wäre aber auch das Zurverfügungstellen einer E-Rechnung in einem Online-Portal mit Möglichkeit eines Downloads (z.B. ein digitales Kundenportal) oder die Vereinbarung zur Teilnahme am EDI-Verfahren (ein Übermittlungsverfahren für Rechnungen, dass zwischen Unternehmen vereinbart werden kann) anerkannt.
Verarbeitung von XRechnungen
Die größte Herausforderung in Ihrem Rechnungseingangsprozess wird darin bestehen, XRechnungen auf sinnvolle Weise zu öffnen. Denn ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich mit jedem herkömmlichen PDF-Reader öffnen und auch bearbeiten, sodass dies kein Problem darstellen sollte. Eine reine XML-Rechnung lässt sich aber ohne zusätzliche Software nicht vernünftig anzeigen, sodass Sie Schwierigkeiten damit hätten, diese Rechnung auf sachliche Richtigkeit zu prüfen und weiterzuverarbeiten.
Aus diesem Grund ist es notwendig, dass Sie eine Softwarelösung nutzen, die Ihnen aus der XML-Datei eine brauchbare Darstellung erzeugen kann. Hierfür gibt es verschiedenste XRechnungs-Viewer, die im Stande sind, diese speziellen Dateien zu öffnen. Ein Beispiel, das wir getestet und für gut befunden haben, ist der Ultramarin eRechnung Viewer:
Dieser Viewer ist kostenlos verfügbar (Link zum Download) und lässt sich auf Windows-Systemen installieren. Sie können per Drag & Drop einfach die XRechnung in das Programmfenster ziehen und der Viewer stellt Ihnen dann die Rechnung in einer tabellarischen Ansicht dar. Diese Ansicht können Sie schließlich nutzen, um die Rechnung zu prüfen und zu begleichen.
Sofern Sie also ein E-Mail-Postfach und einen XRechnungs-Viewer haben, sind Sie für 2025 aus Sicht des Gesetzgebers schon gut vorbereitet.
Die Übermittlung zum Steuerberater
Gleichwohl darf eine Tatsache nicht außer Acht bleiben: letztlich werden wir in der Steuerberatung, sofern Sie uns mit der Buchhaltung beauftragt haben, auch Ihre E-Rechnungen zur Weiterverarbeitung benötigen. Damit Sie und wir dabei von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren können, ist es notwendig, dass die Übermittlung der E-Rechnung von Ihnen an die Kanzlei ebenfalls elektronisch erfolgt.
rechnungsausgang
Reform des Rechnungsausgangs ab (spätestens) dem 01.01.2027
Umfang mit der E-Rechnungspflicht beim Rechnungsausgang
Eine Verpflichtung zur Verwendung der E-Rechnung im Rechnungsausgang gilt nicht in allen Fällen. Insbesondere bei Privatkunden oder steuerfreien Umsätzen ist keine besondere Form der Rechnung vorgeschrieben, sodass solche Transaktionen auch in Zukunft in anderen Formaten (z.B. Brief, PDF) abgerechnet werden können.
Eine Pflicht zur Fakturierung im Rechnungsausgang via E-Rechnung besteht nach § 14 Abs. 2 UStG n.F. in folgenden Fällen:
- Ihr Kunde ist Unternehmer
- Sie erbringen eine steuerpflichtige Leistung
- Sie und Ihr Kunde sind beide im Inland ansässig
In diesen Fällen ist auch im Rechnungsausgang die E–Rechnung zu verwenden.
Zeitliche Fristen
Formell tritt auch diese Verpflichtung zum 01.01.2025 in Kraft, allerdings hat der Gesetzgeber für den Rechnungsausgang eine besondere Übergangsfrist vorgesehen: so haben Sie die Wahl und können bis zum 01.01.2027 nach eigenem Belieben auf die Verwendung der E-Rechnung im Rechnungsausgang verzichten. Ab dem 01.01.2027 müssten Sie aber zwingend per E-Rechnung fakturieren. Für kleinere Unternehmen bis 800.000 € Jahresumsatz ist noch eine Verlängerung dieser Frist bis zum 01.01.2028 möglich, sodass diese Unternehmen noch etwas mehr Zeit für die Umstellung haben.
Allerdings kursiert in der Praxis die Befürchtung, dass insbesondere größere Auftraggeber (z.B. Konzerne) ihre Prozesse schon vor 2027 so umgestellt haben, dass diese eine Fakturierung via E-Rechnung von ihren Lieferanten bevorzugen und damit im gegenseitigen Einvernehmen verlangen könnten, dass abweichend vom gesetzlichen Wahlrecht zur Nutzung der Übergangsfrist bereits vorher per E-Rechnung abgerechnet wird. Es kann daher durchaus sinnvoll sein, dass Sie sich schon vor 2027 mit der E-Rechnung auch im Rechnungsausgang beschäftigen.
Hinzu kommt, dass Sie auch schon vor 2027 per E-Rechnung an Ihre Unternehmenskunden abrechnen dürfen, wenn Sie Ihren Prozess schon vorher umgestellt haben. Denn Ihre Kunden müssen ihrerseits auch schon ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in ihrem jeweiligen Rechnungseingang zu empfangen und zu verarbeiten. Sie können daher die Übergangszeit von 2025 bis 2027 nutzen, um den Rechnungsausgang umzustellen und ab dem Zeitpunkt der Umstellung diesen Prozess dann auch verwenden. Sie müssen damit nicht bis 2027 warten.
E-Rechnungen fakturieren
Zur Nutzung der E-Rechnung im Rechnungsausgang ist es erforderlich, dass Ihr Fakturierungssystem die E-Rechnung unterstützt. Dies ist sehr stark von der verwendeten Softwarelösung abhängig, weshalb wir an dieser Stelle keine allgemeine Empfehlung aussprechen können. Große Anbieter von Fakturierungssoftware und ERP-Systemen haben aber schon reihenweise angekündigt, ihre Software um die Formate der E-Rechnung zu erweitern.
Derzeit noch problematisch: elektronische Kassensysteme und Vermieter
Im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht im Rechnungsausgang sind besonders Betreiber elektronischer Kassensysteme (z.B. Gastronomen, Einzelhändler) und Vermieter gefordert, denn:
- Bei geschäftlichen Bewirtungen liegt ebenfalls ein Umsatz an einen Unternehmer vor - dieser würde ab 2027 dann auch der E-Rechnungspflicht unterliegen.
- Zwar sollen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein, aber bei geschäftlichen Bewirtungen mit höherem Umsatz wäre dennoch eine E-Rechnung auszustellen - dies müssten die elektronischen Kassensysteme jedoch auch unterstützen.
- Auch bei Vermietern wären ab 2027 E-Rechnungen auszustellen (z.B. Mietdauerrechnungen, Nebenkostenabrechnungen), wenn diese umsatzsteuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Hierfür müsste unter Umständen eine Softwareumstellung erfolgen.
Aktuell liegen uns noch keine genauen Informationen darüber vor, wie die Hersteller von Kassensystemen und Softwareprodukten für Vermieter mit der E-Rechnung umgehen möchten. Dies hat letztlich auch noch etwas Zeit. Sobald wir zu diesen Zweifelsfragen nähere Informationen haben, werden wir Sie entsprechend informieren.
gobd
E-Mail-Archivierung und Beachtung der GoBD zwingend notwendig
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind auch für Sie relevant
Es zeichnet sich aus der Rechtsentwicklung ab, dass die Finanzämter bei Außenpr üfungen in Zukunft zunehmend stärker auf den formellen Rahmen der Buchführung - die sogenannten “Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung” (GoBD) - achten werden. Im Lichte der E-Rechnung scheint es uns daher geboten, Sie proaktiv auf die wichtigsten Regelungen der GoBD für Ihre Prozesse hinzuweisen. Gleichzeitig sollten Sie die GoBD im Blick behalten und die Gelegenheit bei der Einführung der E-Rechnung nutzen, um etwaige Defizite in der praktischen Anwendung der GoBD zu beseitigen.
E-Mail-Archivierung unseres Erachtens zwingend notwendig
Eine Notwendigkeit sieht die GoBD in der elektronischen Archivierung von E-Mails, aus denen sich geschäftliche Inhalte ergeben (vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 121). Dies ist gerade bei der E-Rechnung auch sehr relevant, denn grundsätzlich ist die “Original-Rechnung” aufbewahrungspflichtig.
Bei einer E-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, stellt sich aber die Frage, ob der aus der E-Mail gespeicherte Anhang tatsächlich das Original darstellt (u.E. handelt es sich eher schon um eine digitale Kopie) oder ob nicht die E-Mail selbst das Original ist.
Daher sollten Sie in jedem Fall in der Lage sein, im aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von derzeit 10 Jahren sämtlichen geschäftlichen Schriftverkehr via E-Mail im Original dem Finanzamt nachzuweisen. Für die Umsetzung dieser Pflicht gibt es zahlreiche Softwareanwendungen, die E-Mails direkt vom Mailserver aus speichern und revisionssicher archivieren, ungeachtet dessen, was Anwender dann im E-Mail-Client tun.
Eine von uns als gut befundene Software zur E-Mail-Archivierung, die sich auf verschiedenen Systemen betreiben lässt und mit einer Lizenz per Einmalkauf auskommt, ist ecoMAILZ der ecoDMS GmbH (Link zum Download). Dort können Sie die betroffenen E-Mail-Adressen hinterlegen und die Software speichert automatisch alle E-Mails revisionssicher in einem durchsuchbaren System.
Weitere wichtige Regelungen der GoBD für Selbstständige & Unternehmer
Neben der E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen der Finanzverwaltung zu den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) auch noch folgende wichtige Erkenntnisse:
- Auch bei technischen und organisatorischen Auslagerungen von Aufgaben (z.B. an Steuerberater oder Rechenzentrum), bleibt der Steuerpflichtige immer selbst für die Einhaltung der GoBD verantwortlich, BMF Rz. 21.
- Auch bei elektronischen Aufzeichnungen ist zu beachten, dass diese nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, ordentlich und unveränderlich sein müssen. Auch besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht und die Notwendigkeit der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen, BMF Rz. 26.
- Die Geschäftsvorfälle müssen durch Beleg nachgewiesen und leicht nachprüfbar sein, BMF Rz. 30.
- Die Geschäftsvorfälle müssen auch vollständig, lückenlos und einzeln aufgezeichnet werden, sodass ein verständiger Dritter leicht erkennen kann, welches Geschäft hinter einer Buchung steckt, BMF Rz. 36.
- Um eine zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung zu gewährleisten, müssen Belege und Geschäftsvorfälle zumindest innerhalb weniger Tage nach ihrem Entstehen erfasst werden (z.B. durch Hochladen des Belegs in Addison Scannen-Buchen-Archivieren / SBA), damit die Aufzeichnung nicht zu lange nach der Entstehung des Geschäftsvorfalls liegt, BMF Rz. 45.
- Keine Buchung ohne Beleg – sofern kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden, BMF Rz. 61.
- Belege müssen möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden – dies erfolgt z.B. durch laufende Nummerierung und Ablage, BMF Rz. 67.
- Der Steuerpflichtige muss seine Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) gegen Verlust und unbeabsichtigte Veränderungen schützen, BMF Rz. 103.
- Elektronische Dokumente sind bei der Aufbewahrung zu indexieren, BMF Rz. 122.
- Die Funktionsweise von Prozessen und DV-Systemen ist durch eine Verfahrensdokumentation (besondere Form der Prozessbeschreibung) zu dokumentieren, sodass sich ein Betriebsprüfer schnell in die Funktionsweise des Unternehmens einarbeiten kann, BMF Rz. 153.
Daraus lässt sich schließen, dass vor allem die Aufbewahrung/Ablage und Erfassung der Belege in einem revisionssicheren Archiv besonderen Fokus erhalten sollten. Wir empfehlen daher, die Umsetzung der GoBD im eigenen Unternehmen zu überprüfen und - falls notwendig - mit der Einführung der E-Rechnung anzupassen. So lassen sich Risiken durch zukünftige Betriebsprüfungen aufgrund von formellen Mängeln reduzieren.
fazit
Zusammenfassung
Die E-Rechnung gehört zu den wichtigsten steuerrechtlichen Änderungen der letzten Jahre - denn sie wird jedes Unternehmen in Deutschland zumindest im Rechnungseingang betreffen. Daher ist die aktive Beschäftigung mit diesem Thema obligatorisch und der Aufwand der notwendigen Prozessumstellungen hängt maßgeblich davon ab, wie Sie bisher in Ihrer Buchhaltung aufgestellt sind.
Doch so oder so - perspektivisch wird die E-Rechnung zur Beschleunigung der Buchhaltung beitragen, da sie den manuellen oder durch OCR-Texterkennung betriebenen Erfassungsaufwand reduziert und eine digitale Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht. Vielleicht wird auch die künstliche Intelligenz (KI) durch die E-Rechnung eine bessere Datengrundlage erhalten, um die Bewältigung der Bürokratie eines Tages für uns sogar noch erträglicher und einfacher zu machen.
Für den Augenblick sollten wir uns darauf besinnen, was auch schon die alten griechischen Philosophen gesehen haben:
“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorauszusagen, sondern darauf, auf die Zukunft vorbereitet zu sein.” – Perikles
Die E-Rechnung wird im B2B ab 2025 der vom Gesetz vorgesehene Standard zur Abrechnung sein.
Ab dem 01.01.2025 sollten Sie daher in der Lage sein, E-Rechnungen im Rechnungseingang zu empfangen und zu verarbeiten.
Für den Rechnungsausgang gibt es Übergangsfristen bis 2027 oder 2028 (je nach Unternehmensgröße).
Eine E-Rechnung ist keine PDF - sondern eine Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.
Daher benötigen Sie Softwareanwendungen, die diese Formate öffnen und ausstellen können.
Auch sollte der Austausch von Rechnungen mit dem Steuerberater elektronisch erfolgen.
Bitte behalten Sie auch die GoBD im Blick und achten Sie insbesondere darauf, dass Sie eine E-Mail-Archivierung und eine revisionssichere Ablage geschäftlicher Unterlagen verwenden.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der E-Rechnung und stehen gerne beratend zur Seite.